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从写奏折学习给领导写邮件

时间:2015-08-12 作者:未详 点击:
  奏折系统,跟现代公司里面的邮件系统有着异曲同工之妙。
  
  奏折,是古代帝王和官员沟通的主要工具。这些原有的朝廷机密,现今已大量公示天下,无需摆案焚香、磕头谢恩便可任君阅读。而奏折系统,跟现代公司里面的邮件系统有着异曲同工之妙。
  
  各种拍马屁、戳脊梁骨、请功述过、嘉奖任免,都通过这个系统上传下达。能直接上奏的官员,在今天看无不是999千足金领。我们不妨发挥一下八卦精神,一探这些金领前辈在与领导书信沟通之中留给我们的过失启示。
  
  搞清自己的身份
  
  雍正元年,湖广总督杨宗仁给新主上了一道精心准备的请安奏折。这个折子的内容与其他所谓请安折无异,正文只有“请皇上圣安”五字,类似于今天英文里的“justtosayhi”。但杨宗仁是下了心思去奉承这个新主的,奏折封皮黄綾上画了跃在寿山福水之中的五爪腾龙,腾龙角上绘霞彩龙珠,龙珠中书“奏”,煞是好看。
  
  可惜,此番苦心并没有获得垂青,反倒是抬头“湖广总督奴才杨宗仁”被雍正爷像小学语文老师改作文一样,用朱笔圈起了“奴才”二字。并在旁边改正为“臣”。为了使这个不上道的大臣明白,还语重心长地加上一句“向后称臣得体”。原来按照清例,汉臣连称奴才的资格都没有。
  
  这个热脸贴了冷桃子的故事告诉我们,给上级写邮件,首先要搞清楚自己的身份,切勿随便用称谓套近乎。我司新人小红刚进公司那个月,就曾用淘宝体回复资深总监的邮件,唤之曰单字“亲”。该邮件所求之事也理所当然地被断然拒绝,还成就了公司茶余饭后一著名段子。
  
  取一个恰当的题目
  
  在现存的清朝奏折当中,绝大部分都是上述所谓请安折。可以想象,天朝地广臣众,作为臣子的不三天五头“justtosayhi”,过几天主上就要忘了此号人,便无从谈仕途了。因此,请安,既是礼仪也是利益。
  
  康熙朝规定,除了请安折外,其他折子封面不得用黄綾,可见主上对大臣空洞无物的打招呼习惯其实也是很乐在其中的。康熙五十七年,湖广总兵高其位奏报破获地方抢匪的奏折在折面上裱了黄綾。这本来是一个请功帖子,不想康熙爷的焦点完全不在高总兵如何智勇双全上,而是御批“知道了。凡奏折不是请安用不得黄面黄封”。
  
  相信那些在大公司工作的人都能多少理解康熙爷的心情。因为每天收到的邮件实在是太多,常常不能按顺序一一阅读。于是不同的人往往随着当天的心情有不同的阅读习惯。外企中就有在邮件开头标注FYI(foryourinformation)和FYA(foryouractions)的习惯,以让那些日理万机的领导区分邮件的性质到底是知会性还是要求马上处理的。
  
  不难想象,皇上跟领导一样,心情不好的时候会先挑选那些知会性奏折特别是联络感情的请安帖子来看看缓冲心情。没想到在一声声亲切的问候当中居然夹杂了一个折子说天朝盗匪横行,心情当然是不爽的。
  
  因此我们给上级写邮件,一定要在邮件的题目就说明邮件的主旨到底是联络感情,还是要求得到帮助和解决。这就像给奏折选对封皮,不仅能帮助清晰表达自己的意思,还少受无妄之灾。
  
  慎用紧急等字眼
  
  在不少古装电视剧里面都会有这样的镜头:常常是一个使者,有时候背上还插着两根箭,下马奔到皇上面前,大呼一声“八百里加急”,然后呈上文书吐一口血晕倒当前。而事实上,皇上看到所谓八百里传递的奏折的机会比我们在电视上看到的还要少。天大的事情诸如太平天国的重要战役,才用得上所谓的八百里加急。
  
  根据事情的轻重缓急,负责传递重要奏折的驿站提供三百里、四百里、五百里、六百里的不同速度投递服务。乾隆三十五年,署理云贵总督彰宝启动驿递,以日行六百里的速度回奏了缅甸边防的情况,虽然涉及国防用兵,但还是得了乾隆爷“此寻常覆奏,何亟亟六百里为也”的批示。
  
  今天的邮件系统虽然都是一秒送达,无所谓几百里之分。但是作为下属,我们仍然要慎用邮件系统里面的重要邮件标注或者“紧急”等字眼。在云贵总督的反面案例里,虽然所奏事情已经涉及边境防御,对于一个云贵总督而言已经是头等要事,但是总督大人没能从皇上的角度去考虑这个事情的重要程度。
  
  同理,如果我们丝毫不考虑邮件对于阅读者的真正价值,经常随意添加重要标签,狼来了效应就不免会发生,等真正重中之重的事情发生的时候反而会得不到及时的注意,也会给领导留下不够沉稳、咋咋呼呼的印象。
  
  总而言之,所谓“有事早奏,无事退朝”,给领导写邮件宜尽量精简到点,务求把事情说清楚。那些联络感情的请安帖,在现代社会大可以留给微博、微信、短信就可以了。虽然手机打字比较费事,可幸所需字也不多——“恭请领导圣安”足矣。
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